De siste dagene har snudd mange arbeidsplasser på hodet. Tusenvis av bedrifter går en usikker fremtid i møte, med omlegging av drift og permittering av ansatte.
Det kan skape reaksjoner hos ansatte, kunder, partnere og samfunnet for øvrig, som man er nødt til å være forberedt på.
Mange arbeidsplasser er rett og slett i en krise – der effektivt lederskap, tydelig kommunikasjon og gode beslutninger er helt essensielt.
Vi spurte kriserådgiver og forfatter av boka Håndbok i krisehåndtering, Ole André Bråten, hva som er ekstra viktig å huske på i en slik dramatisk situasjon.
– Utfordringen, i tillegg til at de færreste er skolert i kriseledelse, er at det er svært få organisasjoner som vil ha gode nok beredskapsplaner for denne situasjonen, sier Bråten.
– Politi, brannfolk og ambulansepersponell trener på å håndtere kriser, men de færreste andre gjør det.
Hvordan strukturere en krisestab?
Bråten veileder for tiden ledergrupper om hvordan de skal gå frem i situasjonen vi har i dag, på telefon og via nett.
Han forteller at mange nå setter en «krisestab», noe de færreste har erfaring med.
– Det viktigste en ledergruppe må gjøre i dag er å strukturere prosessene, slik at de oppnår høyets mulig grad av kontroll, sier han.
Han peker til frem punkter fra Håndbok i krisehåndtering, som er spesielt viktige å tenke på når man setter en krisestab:
• Gjennomgå beslutninger gruppen skal ta.
• Vær oppmerksom på aktuelle risikofaktorer (gruppetenkning).
• Presenter grunnleggende møteregler.
• Definer status per nå, oppdater oversiktsbilde og identifiser milepæler
• Identifiser vendepunktet i forhold til den beslutningen ledergruppen skal ta (the point of no return)
Intern kommunikasjon før ekstern kommunikasjon
Når krisestaben er satt, er det mange beslutninger som må tas fortløpende og ofte på usikkert grunnlag.
– Hvordan bør du helst kommunisere beslutningene du tar, innad og utad?
– Det er en gylden regel i god krisekommunikasjon å prioritere intern kommunikasjon fremfor den eksterne, forteller Bråten.
Som kriserådgiver har han sett mange virksomheter som har praktisert en slik tankegang, og som har lykkes godt i å etablere en robust organisasjonskultur.
– Det handler mye om at de som arbeider i organisasjonen må ha tillit til ledelsen til enhver tid. Samtidig kan dette være krevende ettersom de ansatte som hovedregel ønsker mye informasjon og ledelsen som hovedregel har lite informasjon, sier han.
Å være åpen og ærlig er viktig: Både for den første kommunikasjonen med de ansatte, og dernest i kommunikasjonen med interessenter og omgivelsene.
– Alle har forståelse for at situasjonen i dag er uklar, sier Bråten.
– Hold hodet kalt
Situasjonen vi er i medfører et høyst stressnivå for mange. Når vi påvirkes av stress trigges en rekke psykologiske forsvarsmekanismer.
– Det er en floskel – men det er viktig å holde hode kaldt, sier Bråten.
Han understreker hvor viktig det er å ha en tydelig struktur, uavhengig av hvilket ledernivå du er på.
– Den viktigste delen av denne prosessen er den mentale forberedelsen, der man ser for seg arbeidsoppgavene man skal utføre i en krise. Det er her strukturen kommer inn.
Bråten tilføyer at for de mange som nå har hjemmekontor, er det viktig å strukturere tankene og arbeidsoppgavene for å unngå å bli unødvendig stresset.
– Sett derfor opp en struktur for hver dag. Da etablerer du et kognitivt skjema som gir en opplevelse av kontroll, sier Bråten.
Videre lesning: Tre bøker som hjelper deg å håndtere krisen
1. Håndbok i krisehåndtering av Ole André Bråten
Ole André Bråten har praktisk erfaring med krisehåndtering, internasjonalt og nasjonalt.
Som politioverbetjent og høyskolelektor ved Politihøgskolen har han arbeidet med alle aspekter innen fagområdet.
I tillegg til utdanning fra forsvar og politi har han mastergrad i arbeids- og organisasjonspsykologi. Han arbeider i dag med opplæring og rådgivning innen krisehåndtering.
Håndbok i krisehåndtering er en praktisk guide og en trofast følgesvenn når krisen skulle inntreffe.
Med en generell tilnærming til mange ulike kriser og blikk for det helhetlige bildet, går Bråten kronologisk gjennom forløpet til en krise, blant annet:
- Hva du skal være forberedt på?
- Psykologiske reaksjoner og hvordan håndtere dem
- Hvordan du etablerer et effektivt krisehåndteringsteam
- Hva god kriseledelse egentlig er for noe.
I tillegg et eget kapittel om oppfølging og evaluering etter krisen.
Her kan du lese en smakebit av boka – og her kan den bestilles.
2. Media og krisehåndtering av Odd Einar Olsen og Espen Reiss Mathiesen
Med større kriser, kommer også spørsmål fra publikum, kunder og ikke minst media.
Denne boka er en solid guide gjennom krisehåndtering i dagens uoversiktlige medielandskap.
Det er ikke til å komme bort fra at en krise er yndet mediestoff, og her får du vite hva du skal gjøre når journalistene ringer, hva mediene forventer av deg og hva du kan forvente av media.
Boka går langt i å diskutere medienes rolle i både avdekkingen av kriser og deres trang til krisemaksimering. I tillegg skrives det inngående om samfunnssikkerhet og samfunnsansvar – både fra medienes og bedriftenes side.
Odd Einar Olsen er professor i risikostyring og samfunnssikkerhet ved Universitetet i Stavanger.
Espen Reiss Mathiesen er førstelektor ved Institutt for medie-, kultur- og samfunnsfag ved Universitetet i Stavanger.
Her kan du bla i boka – og her kan den bestilles.
3. Krisehåndtering online av Kjell Løvik
I 2020 er det få organisasjoner og bedrifter som ikke har sine egne kanaler på sosiale medier. Men hvordan skal du håndtere dem under en krisesituasjon?
Endringer skjer lynraskt, og publikum er vant til å bli fortløpende oppdatert. Samtidig strømmer det gjerne på med spørsmål og kommentarer konstant.
Forfatter Kjell Løvik har mange års erfaring innen kriseberedskap og krisekommunikasjon, og drev i flere år selskapet Nordisk Beredskap. Han er i dag kommunikasjons- og beredskapsrådgiver i Mattilsynet, og underviser i krisehåndtering ved flere høyskoler.
Krisehåndtering online henvender seg til deg som har ansvar for krisehåndtering og kommunikasjon i virksomheten, men også til ledere og stabsmedlemmer som skal lede og håndtere en hendelse.
